Ti trovi a gestire un complesso portafoglio di diverse commesse simultaneamente a cui si aggiunge una costante riduzione delle marginalità?
In questa domanda è racchiusa una tipica descrizione del contesto lavorativo di moltissime fra le realtà dell’ingegneria operanti in Italia e a livello internazionale.
Con la consapevolezza di dover far fronte a situazioni sempre più complesse, queste aziende hanno già intrapreso percorsi migliorativi volti a rafforzare le loro capacità organizzative, percependo l’importanza di doversi dotare di strumenti che siano in grado di garantire una continuità di gestione efficace e remunerativa dei vari progetti.
Una progettualità efficiente in grado di saper risolvere le criticità in tempi rapidi tenendo sotto controllo i costi è l’unica direzione possibile per rimanere competitivi in un mercato in continua evoluzione.
La tecnica di analisi del progetto adottata da KronosApp si basa sul metodo dell’Earned Value Management (EVM), ampiamente utilizzato dai Project Manager in possesso della certificazione PMP (Project Management Professional). In un unico sistema integrato, il metodo dell’EVM permette di effettuare valutazioni accurate e previsioni sulle problematiche di performance del progetto.
Fin dalle sue prime applicazioni, fu chiaro come la rigorosa impostazione metodologica dell’EVM permettesse di quantificare con esattezza l’efficienza dei progetti e i relativi costi: nel 1960 il Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti decise di introdurre questa nuova tecnica per misurare lo stato corrente dei progetti in relazione al budget e alla pianificazione stabilita.
Si tratta di una metodologia standard concepita per consentire la misura univoca e oggettiva delle prestazioni del progetto.
1. Stai rispettando la pianificazione?
2. Quando si prevede che il progetto verrà concluso?
3. Stai rispettando il budget?
4. Stai utilizzando le risorse in modo efficiente?
Ecco alcune classiche domande a cui come Project Manager devi saper dare risposte adeguate e convincenti. Applicando la tecnica dell’Earned Value Management sei in grado di fornire al Top Management delle reportistiche puntuali e corrette, formulate secondo metriche standard misurabili.
L’obiettivo dell’Analisi dell’Earned Value è quello di rappresentare il reale avanzamento del progetto al momento attuale (time now, TN, oppure actual time, AT), al confronto del valore pianificato e quello realmente speso.
Vediamo di seguito le metriche di rilevazione principali:
• BCWS o PV – Budgeted Cost of Work Scheduling – Costo previsto a budget – Valore pianificato
• ACWP o AC – Actual Cost of Work Performed – Costo sostenuto – Costo effettivo
• BCWP o EV – Budgeted Cost of Work Performed – Valore del lavoro effettivamente svolto
L’accurata analisi di questi tre valori consente di analizzare con precisione lo “stato di salute” del progetto. Passando a degli esempi concreti, prendiamo ora in considerazione due delle combinazioni dei risultati di questi parametri:
CPI = BCWP/ACWP => Cost Performance Index
SPI = BCWP/BCWS => Schedule Performance Index
Tenendo presente che l’analisi degli scostamenti è il confronto tra i risultati effettivi del progetto ed i risultati attesi: il CPI permette di valutare se i costi effettivi/correnti del progetto sono in linea (CPI=1), superiori (CPI>1) o inferiori (CPI<1) rispetto ai costi pianificati a budget.
Similmente, lo SPI permette di valutare se l’avanzamento del progetto è in linea (SPI=1), in ritardo (SPI>1) o in anticipo (SPI<1) rispetto alla pianificazione stabilita. Grazie a tali indicatori è inoltre possibile stimare sia quali saranno i costi effettivi totali a fine progetto, sia la data di completamento del progetto.
E’ abbastanza evidente che gli scostamenti più significativi sono quelli relativi a tempi e costi.
In questa prospettiva KronosApp, la soluzione IT di @Venicecom, rappresenta il tool ottimale in grado di garantire un monitoraggio efficace delle performance e di fornire con precisione, sia i dati real-time che le stime a finire sull’andamento delle commesse.
Con KronosApp diventa facile ed intuitivo identificare le criticità di progetto e controllare i costi e le risorse per gestire al meglio la commessa
Adottando il metodo dell’Earned Value Management, KronosApp, infatti, ti supporta nel controllo delle performance a livello qualitativo e quantitativo rendendo disponibili Dashboard che riportano tutti i principali KPI di Project Management.
In modo intuitivo e user-friendly, puoi ricevere tutte le indicazioni sull’evoluzione dei progetti con un quadro chiaro e sintetico delle performance di costo e di tempo delle commesse.
Avere un’idea precisa di come stia evolvendo il progetto non è mai banale.
Quante volte ti trovi a dover fare nuove previsioni di costi e di durate? E poi quando sono da intraprendere azioni correttive, sei davvero sicuro della loro effettiva efficacia?
Da qui è nata l’idea di rispondere all’esigenza con un software performante e personalizzabile per aiutarti nel tuo lavoro, fornendo uno strumento di controllo dei vari processi di Project Governance.
Offrendo misurazioni oggettive del lavoro realizzato in ogni fase, KronosApp diventa un valido alleato per studiare strategie e azioni correttive utili a raggiungere gli obiettivi della società, oltre a mettere in evidenza le attività che richiedono un intervento da parte dei decisori della commessa.
Le analisi che si possono eseguire tramite KronosApp mettono a confronto il costo del lavoro pianificato con il costo del lavoro realmente svolto, determinando, perciò, se Costo, Schedulazione e Lavoro Eseguito stanno procedendo come pianificato.
I segnali di allarme arrivano in tempo se qualcosa comincia ad andare male, consentendoti di anticipare le azioni correttive a tua disposizione o di alzare il livello di attenzione sul progetto, coinvolgendo il livello manageriale responsabile a prendere le opportune decisioni.
La tecnica dell’Earned Value Management mostra così tutta la sua efficacia perché consente al Top Management di valutare le prestazioni di più progetti con la stessa metrica e con un approccio omogeneo.
Riassumendo, l’utilizzo di KronosApp offre innumerevoli vantaggi sia al Project Manager che al Top Management:
- aiuta a migliorare le performance di progetto grazie al monitoraggio quotidiano degli indicatori prestazionali definiti nell’ambito dell’EVM
- facilita l’individuazione delle cause di un problema e del suo impatto in termini di tempi e costi
- migliora la capacità di identificare tempestivamente rischi potenziali e di effettuare previsioni
- consente analisi comparative a vari livelli, dal portafoglio dei progetti gestiti da un singolo PM, fino all’analisi di tutti i progetti di una Business Unit o dell’intera azienda
L’obiettivo del Project Manager è comprendere esattamente dove si trova il progetto in ogni sua fase, effettuare verifiche approfondite e valutare l’adeguatezza delle azioni correttive individuate.
Grazie a KronosApp, il PM ha a disposizione tutti gli strumenti per valutare, in maniera misurabile (e quindi oggettiva) gli scostamenti -giorno per giorno, mese per mese- dei tempi, dei costi effettivi del progetto rispetto a quanto pianificato. Allo stesso modo è possibile valutare in ogni istante lo scostamento dei ricavi effettivi rispetto a quelli pianificati, e quindi la variazione della marginalità del progetto.
Inoltre è possibile stimare i costi a finire (costo totale e costo residuo per completare il progetto) e da questi la marginalità finale che ci si può attendere a fine progetto.
Tramite un monitoraggio preciso e completo, sei in grado di definire così il valore reale della commessa, ovvero il valore da fatturare al cliente sulla base del contratto di fornitura, massimizzando la redditività del progetto e la produttività delle risorse.
